Spis treści

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. (jak to zrobić, koszty, skutki podatkowe)

Wprowadzenie do przekształcenia

Ustawa Prawo Przedsiębiorców definiuje pojęcie działalności gospodarczej jako zorganizowanej działalności zarobkowej, wykonywanej we własnym imieniu i w sposób ciągły. W związku z tym podstawowe kryteria, które definiują JDG:

  • głównym celem przedsiębiorstwa jest zysk,
  • osobiste prowadzenie spraw,
  • przedsiębiorca sam ponosi odpowiedzialność,
  • czynności są podejmowane w sposób ciągły, powtarzalny i zmierzają do określonego celu.

Działalność w formie jednoosobowej cieszy się popularnością wśród początkujących przedsiębiorców, ze względu na niewielkie koszty, szybkość w dopełnieniu formalności oraz łatwość rozwiązania w przypadku niepowodzenia. Wątpliwość, czy jest to na pewno najlepsza forma prowadzenia działalności, pojawia się w przypadku rozwoju działalności. Wtedy można zastanowić się nad przekształceniem formy prowadzonej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością zgodnie z art. 551 § 5 KSH.

Jak to zrobić, jakie kroki należy podjąć, dowiesz się poniżej.

Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. – jak to zrobić?

Proces przekształcenia przedsiębiorcy, szczególnie z formy jednoosobowej działalności gospodarczej na sp. z o.o. nie jest skomplikowany i może przebiec dosyć szybko, jeśli dobrze sporządzi się wymagane dokumenty. Postępowanie uregulowane zostało w art. 584 (indeks od 1 do 13) Kodeksu Spółek Handlowych i składa się z następujących etapów:

Faza 1 - przygotowawcza

  1. przygotowanie planu przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę kapitałową, wraz z załącznikami – jedyną właściwą formą jest akt notarialny.
  2. Załączniki do planu przekształcenia – zgodnie z Kodeksem Spółek Handlowych (art. 584 indeks 7) są to:
    • projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy – o tym jak powinno brzmieć to oświadczenie szerzej w Fazie 2, na tym etapie jest istotne, że projekt oświadczenia nie musi być sporządzony w formie aktu notarialnego.
    • projekt aktu założycielskiego/umowy spółki z o.o. – na tym etapie nie musi być sporządzony w formie aktu notarialnego, a wszystko co powinieneś wiedzieć o umowie spółki z o.o. znajdziesz w tym artykule.
    • wycena składników majątkowych przedsiębiorcy (aktywa i pasywa) – na tym etapie wycenę należy przygotować zgodnie z zasadami przewidzianymi w Rozdziale 4 Ustawy o rachunkowości.
    • sprawozdanie finansowe – sporządzone dla celów przekształcenia. Jeżeli przedsiębiorca nie jest obowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych, sprawozdanie sporządza się w oparciu o zapisy w księdze przychodów i rozchodów oraz innych ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych.
  1. opinia biegłego rewidenta – ta opinia jest obowiązkowa, aby ją uzyskać składasz wniosek do Sądu rejestrowego właściwego ze względu na Twoją siedzibę, o wyznaczenie biegłego, który bada rzetelność planu przekształcenia. Biegły rewident musi wydać opinię w terminie zakreślonym przez sąd, który może wynosić maksymalnie 2 miesiące.

Faza 2 - właścicielska

  1. złożenie oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy – składa się je w formie aktu notarialnego, podstawowe elementy tego oświadczenia zostały określone w art. 584 (indeks 9) KSH co oznacza, iż można tam zawrzeć więcej niż: typ nowej spółki (w analizowanym przez nas przypadku będzie to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością), wysokość kapitału zakładowego, zakres praw przyznanych przedsiębiorcy przekształcającemu jako wspólnikowi (nie jest to obligatoryjne), imiona i nazwiska członków zarządu nowej spółki
  2. sporządzenie umowy spółki – kolejnym krokiem jest sporządzenie aktu założycielskiego/umowy sp. z o.o., jak napisać umowę spółki z o.o. dowiesz się z tego artykułu.
  3. zawarcia aktu założycielskiego/umowy spółki – piszę o „zawarciu aktu założycielskiego/umowy spółki” bowiem przepis KSH stanowi o „zawarciu umowy spółki” ale przekształcana spółka będzie spółką jednoosobową, dlatego w istocie przekształcający się przedsiębiorca podpisuje akt założycielski,
  4. powołanie organów spółki – w przypadku spółki z o.o. zawsze będzie to zarząd spółki, a inne organy jeżeli wynika to z umowy spółki. Czysto praktycznie, powołanie organów może odbyć się już w oświadczeniu o przekształceniu, ponieważ ten dokument musi wskazywać członków zarządu powoływanej spółki. Powołać organy można także w akcie założycielskim/umowie spółki.

Faza 3 - rejestracyjna

  1. wniosek o rejestrację spółki w KRS – procedura nie różni się od standardowego zgłoszenia sp. z o.o., pamiętaj jednak, że musisz wypełnić i złożyć formularze rejestracyjne w terminie 6 miesięcy od podpisania umowy spółki,
  2. wniosek o rejestrację jako czynny płatnik VAT,
  3. wykreślenie z CEiDG oraz poinformowanie kontrahentów/urzędów o przekształceniu dotychczasowej działalności – ostatnim krokiem jest wykreślenie przedsiębiorcy przekształcanego z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej i zaktualizowanie informacji o statusie prawnym spółki oraz poinformowanie kontrahentów o zmianach np. w celach aktualizacji danych firmy na dokumentach.
  4. ogłoszenie o przekształceniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Dokonują go członkowie zarządu, nie jest określone kiedy, ale bezpiecznie będzie złożyć go wraz z wnioskiem o rejestrację spółki KRS. Żaden termin nie został określony w KSH dlatego nie ma obaw, że zrobimy to za późno. Publikacja kosztuje 100 zł.

Inne ważne czynności!
które nie wynikają z KSH, ale z innych przepisów:

  • Tytułem wprowadzenia: jednosobowa działalność gospodarcza to podmiot, czyli Ty! Przedsiębiorstwo (zgodnie z art. 55 indeks 1 KC) to „zorganizowany zespół składników materialnych i niematerialnych przeznaczonych do prowadzenia działalności gospodarczej”. Oznacza to, że prowadząc JDG, będąc w małżeństwie i nabywając elementy przedsiębiorstwa (np. samochody) za środki, które wchodzą w skład majątku wspólnego, to przy przekształceniu, zgodę musi wyrazić drugi małżonek. Zgodnie z art. 37 § 1 pkt 3) Kodeksu Rodzinnego i Opiekuńczego czynność prowadząca m.in. do zbycia przedsiębiorstwa wymaga zgody drugiego małżonka. Moim zdaniem przekształcenie (a dokładnie złożenie oświadczenia o przekształceniu, jako czynność jednostronna) dokonane bez zgody drugiego małżonka jest nieważne i nie może być „naprawione”.
  • Przekształcenie wymaga zamknięcia ksiąg rachunkowych na dzień poprzedzający zarejestrowanie przekształconej spółki i otwarcia ksiąg rachunkowych nowej spółki, na dzień przekształcenia.
  • Art. 584 (indeks 12) KSH przewiduje ogłoszenie o przekształceniu, 

Czy warto przekształcić jednoosobową działalność (JDG) w sp. z o.o.?

1. Bezpieczeństwo finansowe

Pierwszą i zarazem najważniejszą zaletą przekształcenia w spółkę jest zabezpieczenie interesu i zapewnienie bezpieczeństwa finansowego. Zgodnie z przepisami, minimalny kapitał zakładowy sp. z o.o. musi wynosić 5 tysięcy złotych. Jako wspólnik odpowiadasz wtedy wyłącznie majątkiem spółki, w dodatku tylko do wysokości wniesionego kapitału, a nie całym swoim majątkiem osobistym jak w przypadku JDG.

2. Wiarygodność i wizerunek

JDG jest czasami uznawana za mało wiarygodną formę prowadzenia działalności, czego nie można powiedzieć o sp. z o.o. Inwestorzy oraz kontrahenci zdecydowanie mogą łatwiej nawiązać współpracę z podmiotami działającymi w formie spółek kapitałowych, ponieważ ich funkcjonowanie jest znacznie bardziej sformalizowane. Dużo łatwiej jest również dokapitalizować sp. z o.o. od zewnętrznych podmiotów w zamian za udziały w spółce.

3. Składki na ZUS

Jeśli planujesz przekształcić JDG w sp. z o.o., a oprócz Ciebie kapitał wniesie przynajmniej jeszcze jeden wspólnik, skorzystasz ze zwolnienia z opłacania składek na ZUS. Jeżeli planujesz przekształcenie w jednoosobową spółkę z o.o. czyli taką, w której będziesz jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu, zapoznaj się z moim artykułem, w którym opisałem wszystko co ważne na temat jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

4. Łatwość dziedziczenia

Zgodnie z zasadą ogólną, udziały w sp. z o.o. podlegają dziedziczeniu, a spadkobiercy wstępują do spółki z mocy prawa. Jedyną czynnością, która warunkuje wstąpienie spadkobierców do spółki jest zawiadomienie spółki o przejściu udziałów. Umowa sp. z o.o.  może regulować ograniczenia lub wyłączenia dotyczące wstąpienia spadkobierców, jednak w przypadku braku takich zapisów, przekazanie spółki jest niezwykle proste.

Mimo wielu korzyści wynikających z przekształcenia działalności gospodarczej (JDG) w spółkę kapitałową (w tym przypadku w spółę z o.o.), musisz mieć świadomość wad z nim związanych. Zawsze warto zastanowić się i dokładnie obliczyć, czy mimo powyższych korzyści, decydując się na przekształcenie jesteś gotowy ponieść wyższe koszty związane z założeniem i prowadzeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialności. Wszystkiego na temat spółki z o.o. dowiesz się z mojego poradnika na jej temat.

Podwójne opodatkowanie w sp. z o.o. – czy zawsze występuje?

Mówiąc o przekształceniu, często pojawia się argument podwójnego opodatkowania. Spółka co do zasady podlega opodatkowaniu na gruncie CIT, a wspólnik jako osoba fizyczna, na zasadach PIT. Istnieje jednak szereg sposobów, które pozwalają uniknąć podwójnego opodatkowania, oto niektóre z nich:

Na czym polega przekształcenie?

Celem przekształcenia jest zachowanie płynności istnienia przedsiębiorstwa, co może być istotne, jeżeli np. przekształcane przedsiębiorstwo posiada unikalne zezwolenie. Polega ono na zmianie formy prawnej JDG w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, bez konieczności przeprowadzenia likwidacji. Innymi słowy następuje płynna kontynuacja prowadzenia działalności, a wszelkie prawa i obowiązki związane z zawartymi umowami przechodzą na nową spółkę. Ustawodawca przewiduje jednak pewne ograniczenia dotyczące tego kiedy, jak i kto może go dokonać. W przypadku JDG jedyną możliwą zmianą prawną jest przejście w jednoosobową spółkę kapitałową – w tym przypadku sp. z o.o.

Dodatkowo wymagane jest spełnienie warunku zdolności przekształceniowej:

  • musisz prowadzić w sposób ciągły i we własnym imieniu działalność gospodarczą,
  • nie możesz prowadzić działalności nieewidencjonowanej, co oznacza:
  • twoja działalność gospodarcza musi być zgłoszona we właściwym rejestrze (w przypadku JDG jest to CEiDG).

Skutek przekształcenia

Zmiana formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej, skutkuje nie tylko zmianami w prawach i obowiązkach wspólników czy członków zarządu, ale również w obszarze księgowo-finansowym oraz podatkowym. Finalizacja procesu przekształcenia następuje w dniu wpisania sp. z o.o. do KRS i właśnie wtedy, rodzą się skutki prawno-podatkowe wynikające z przekształcenia.

Skutek przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

  • Przekształcenie w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest skuteczne w dniu wpisu do rejestru. Wtedy jako przedsiębiorca stajesz się wspólnikiem spółki i możesz korzystać z pełni praw jakie ta oferuje. Jednocześnie w przypadku przekształcenia w spółkę, dotychczasowe prawa i obowiązki przedsiębiorcy przechodzą na spółkę z tytułu sukcesji. Jednym z podstawowych skutków przekształcenia jest ograniczenie odpowiedzialności za zobowiązania – od tej chwili odpowiadasz wyłącznie majątkiem spółki, w dodatku tylko do wysokości wniesionego kapitału.
  • Pamiętaj jednak, że przez trzy lata od dnia przekształcenia, za zobowiązania związane z działalnością gospodarczą powstałe przed dniem przekształcenia, odpowiadasz solidarnie ze spółką.
  • Pamiętaj również o obowiązku zmiany informacji w ZUSie – wyrejestruj się z ubezpieczeń z tytułu prowadzenia JDG i zgłoś siebie prawidłowo w terminie 7 dni od dnia zarejestrowania spółki (jeśli planujesz prowadzić jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością).

Kiedy przekształcenie JDG w spółkę z o.o. jest skuteczne?

Przekształcenie działalności w jednoosobową spółkę kapitałową jest skuteczne w dniu wpisu jej do Krajowego Rejestru Sądowego. Przedsiębiorcy składając wniosek o przekształcenie często mylnie kierują się dniem złożenia wniosku o przekształcenie, jednak to dopiero dzień wpisu wskazuje moment przekształcenia

Skutek podatkowy przekształcenia firmy jednoosobowej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

W wyniku przekształcenia pojawia się wiele wątpliwości w zakresie skutków podatkowych, związanych w szczególności z obowiązkiem uiszczenia podatku dochodowego PIT. Jak wskazuje Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w chwili przekształcenia JDG w spółkę prawa handlowego, oraz związanych z tym objęciem udziałów w spółce przekształconej, przedsiębiorca będący osobą fizyczną nie uzyskuje przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych. Ponadto:

  • w przypadku przekształcenia, spółka co do zasady podlega opodatkowaniu na gruncie CIT, a wspólnik jako osoba fizyczna, na zasadach PIT,
  • jeśli Twoja spółka będzie czynnym płatnikiem VAT masz obowiązek złożenia wniosku o rejestrację do urzędu skarbowego,
  • po przekształceniu masz obowiązek zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych (tzw. PCC) – wynosi on 0,5% kapitału zakładowego przekształconej spółki, dokładną kwotę możesz obliczyć w kalkulatorze kosztów założenia spółki z o.o. który za darmo możesz pobrać poniżej.

Pobierz kalkulator (plik Excel) za pomocą którego ustalisz ile będzie kosztować założenie Twojej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz ile podatku od czynności cywilnoprawnych (tzw. PCC) zapłacisz (nie musisz podawać maila!)

Kalkulator kosztów rejestracji spółki oblicza także wysokość PCC

Uwaga na klauzulę przeciwko unikaniu opodatkowania!

Samo przekształcenie nie ma nic wspólnego z unikaniem opodatkowania i nie jest tak traktowane. Zmiana formy prawnej firmy może wpłynąć i zmniejszyć obciążenie podatkowe. Ustawodawca daje przedsiębiorcom możliwość wyboru opodatkowania w wielu przypadkach, więc praktyki mające na celu maksymalizacje zysku i zmniejszenie obciążeń podatkowych np. poprzez korzystanie z ulg podatkowych lub przedmiotową zmianę formy prowadzenia biznesu są powszechnie stosowane i jak najbardziej prawidłowe.

Jednak w związku z uszczelnianiem systemu podatkowego w Polsce, ustawodawca wprowadził instytucję klauzuli przeciwko unikaniu opodatkowania. Polega ona na umożliwieniu organom wszczęcia postępowania skarbowego, jeśli istnieje podejrzenie, że podmiot unika opodatkowania. Za takie działania można uznać:

  • nieuzasadnione dzielenie operacji,
  • angażowanie podmiotów pośredniczących mimo braku uzasadnienia ekonomicznego lub gospodarczego,
  • angażowanie podmiotów, które nie prowadzą rzeczywistej działalności gospodarczej lub nie pełnią istotnej funkcji ekonomicznej,
  • próby uzyskania stanu identycznego lub zbliżonego do stanu istniejącego przed dokonaniem czynności lub korzystanie z elementów wzajemnie się znoszących lub kompensujących,
  • wystąpienie ryzyka gospodarczego przewyższającego spodziewane korzyści inne niż podatkowe w takim stopniu, że należy uznać, że działający rozsądnie podmiot nie wybrałby tego sposobu działania,
  • sytuacje, w której osiągnięta korzyść podatkowa nie ma odzwierciedlenia w poniesionym przez podmiot ryzyku gospodarczym lub jego przepływach pieniężnych,
  • sytuacje, gdy zysk przed opodatkowaniem, jest nieznaczny w porównaniu do korzyści podatkowej, która nie wynika bezpośrednio z rzeczywiście poniesionej ekonomicznej straty.

Na czym polega solidarna odpowiedzialność po przekształceniu JDG w spółkę z o.o.?

Wydaje się, że przekształcenie jest sposobem na uniknięcie spłacenia długów powstałych podczas prowadzenia JDG. Nic bardziej mylnego. Ustawodawca przewidział tę sytuację i uregulował odpowiedzialność solidarną w art. 584 KSH. Zgodnie z nim przez okres trzech lat, za zobowiązania powstałe w związku z prowadzeniem JDG przed dniem przekształcenia, odpowiadasz solidarnie ze spółką – jednak tylko za te zobowiązania, które powstały w związku z prowadzoną firmą. Konstrukcja ta ma na celu ochronę wierzycieli, wobec których zaciągnąłeś zobowiązania, również wierzycieli publicznoprawnych (np. zaległe podatki czy składki do ZUS).

LinkedIn
WhatsApp
Email
UWAGA

Pamiętaj proszę, że powyższy artykuł nie stanowi porady, jest jedynie zbiorem informacji. Przed podjęciem decyzji skontaktuj się z prawnikiem.